Het intakegesprek: zo leg je de basis voor een sterk coachtraject

Een goed begin is het halve coachtraject

In deze blog nemen we je mee in de structuur van een coachtraject; van begin tot eind. Hoe zorg je dat je het maximale eruit haalt? Wat vraag je tijdens het intakegesprek, hoe rond je het af, en wanneer is het traject eigenlijk klaar?

De start bepaalt de rest. Elk coachtraject begint met een intake- of doelstellingsgesprek: het moment waarop je scherp krijgt wat er speelt, of het klikt, en wat er te doen is. Zie het als de warming-up van het coachproces.

Wat is het doel van een intakegesprek bij coaching?

Een intakegesprek helpt jou en je coachee om helder te krijgen:

• Wat het probleem of de vraag precies is,
• Of er een klik is tussen jullie,
• En of het vraagstuk coachbaar is (of beter past bij training of therapie).

Je bent als coach een soort mind-detective: je observeert, luistert en stelt vragen die helpen om in een uur een concreet doel te formuleren. Zo leg je een stevig fundament voor het traject dat volgt.

De 5 stappen van een sterk intakegesprek

Stap 1. Voorbereiden – de mind-detective in actie

De intake begint al vóór het gesprek. Let op hoe iemand zich aanmeldt: maakt hij zelf een afspraak of laat hij dat over aan een assistent? Stelt hij eisen aan tijd of plek (“vrijdag om 14.00 uur op mijn kantoor”)? Of verzet hij drie keer de afspraak? Al die signalen zeggen iets over de coachee. Sla ze op en check later of ze iets te maken hebben met zijn coachdoel.

Vragenformulier:
Gebruik je een intakeformulier? Let dan op hoe het is ingevuld. Nauwkeurig of slordig, volledig of juist vaag? Ook dat geeft informatie. Sommige coaches gebruiken bewust geen formulier om open te kunnen luisteren zonder voorkennis. Wat jij kiest, hangt af van je stijl, als het maar bewust is.

Stap 2. Contact maken – veiligheid eerst

Vanaf het moment dat je elkaar ontmoet, begint het contact. Breek het ijs met een vriendelijk welkom en een open vraag. Let op hoe de coachee binnenkomt: ontspannen, afstandelijk, zenuwachtig?

Zorg voor duidelijkheid en veiligheid:

• Vertel wat de bedoeling is van het gesprek en hoe lang het duurt.
• Leg uit dat je vooral vragen stelt om het doel helder te krijgen.
• Benoem dat alles vertrouwelijk is.

Je kunt kort iets over jezelf vertellen of vragen wat de coachee over jou wil weten. Leg eventueel kort uit wat coaching inhoudt: dat de coachee zelf werkt aan zijn doelen, ook tussen de sessies door.

Stap 3. Onderzoeken en verdiepen – van realiteit naar doel

Dit is de kern van het gesprek: samen de huidige en gewenste situatie onderzoeken.

1. De huidige realiteit
Stel vragen als:

• Waarom ben je nú hier, waarom niet eerder of later?
• Is het een incident of een patroon?
• Wat heb je al geprobeerd?

Patronen zijn goud waard. Ze zeggen iets over gedrag, overtuigingen en context. Gebruik je helikopterblik: wat valt op, wat roept vragen op, wat voel je zelf in het contact?

2. De gewenste realiteit
Wat wil de coachee precies bereiken? Wat doet hij anders als het traject klaar is? Vraag door tot het concreet is en de waarde achter het doel zichtbaar wordt.

Voorbeeld:
Een coachee heeft een conflict met zijn leidinggevende.

• Is het een incident of gebeurt dit vaker?
• Ligt het aan de dynamiek, aan grenzen stellen, of aan autoriteit in het algemeen?

Het onderscheid tussen incident en patroon bepaalt hoe je coacht.

Stap 4. Terugkoppelen – samenvatten en spiegelen

Vat samen wat je hebt gehoord en gezien. Benoem patronen, gedrag en emoties die opvielen.

Bijvoorbeeld:

“Ik hoor dat je vaak in conflictsituaties belandt. Dat lijkt een patroon te zijn. En je wilt onderzoeken wat jij daarin kunt veranderen.”

Of:

“Ik merk dat je vaak van het onderwerp afdwaalt. Is dat iets wat je herkent en waaraan je wilt werken?”

Door terug te koppelen, laat je zien dat je scherp luistert én geef je richting. Samen formuleer je de doelstelling positief, alsof het al bereikt is: “Na dit traject geef jij op een relaxte manier je grenzen aan.”

Stap 5. Contracteren en vervolgstappen

Rond het gesprek af door het vervolg te bespreken:

• Hoeveel sessies verwacht je?
• Hoe vaak spreken jullie af?
• Hoe werk jij als coach?
• Wat mag de coachee van jou verwachten – en jij van hem?

Leg de aanpak kort uit, eventueel aan de hand van het verandermodel.
Vraag vervolgens of de coachee met jou verder wil of er nog even over wil nadenken.

Pro tip:
Laat de intake niet eindigen bij het gesprek zelf. Geef een huiswerkopdracht mee, bijvoorbeeld: “Houd de komende week bij wanneer je last hebt van dit probleem, ook in kleine momenten.” Zo laat je de coachee reflecteren én krijg jij waardevolle input voor de eerste sessie.

Niet coachen tijdens de intake

Let op: de intake is geen coachsessie. In dit gesprek vertelt de coachee wat hij al weet het is zijn bekende terrein. Coachen doe je later, als er bewustzijn is ontstaan en je dieper kunt werken.

De helikopterpositie: blijf observeren

Tijdens het hele gesprek blijf je in de helikopter hangen. Je kijkt niet alleen naar de coachee, maar ook naar jezelf: Wat voel ik? Waar reageer ik op? Is er congruentie tussen woorden en gedrag?

Die observaties geven vaak de meest waardevolle informatie.

Tot slot: oefen, observeer, verfijn

Wil je beter worden in intakegesprekken? Oefen ze met collega’s of medestudenten. Gebruik een intakekaartje of werkblad en check steeds:

• Is het doel helder?
• Wat valt me op buiten de woorden?
• Is dit congruent met het doel dat is geformuleerd?

Een goed intakegesprek is geen routine, het is vakmanschap. Hoe vaker je oefent, hoe scherper je wordt.

Wil jij intakegesprekken voeren als een vakman?

In de Coach Intensive van NONONS leer je de structuur van coachgesprekken van begin tot eind: van intake tot afronding. Je leert coachen op verschillende lagen, zorgvuldig afsluiten en écht impact maken.

Ontdek de opleiding en plan een vrijblijvend adviesgesprek.