Hoe doe je dat, een intakegesprek bij een coachingstraject?
Wat is een intakegesprek van een coachingstraject?
Voordat je aan een coachingstraject begint, voer je een intakegesprek. Dit gesprek heeft een paar functies.
- Je krijgt een helder beeld van het probleem van je coachee. Je weet wat hij wil bereiken en wanneer hij tevreden is.
- Je komt erachter of jullie een klik hebben.
- Je weet of het probleem van de coachee coach-baar is. Of is training, een therapie of iets anders passender?
- Je gebruikt het intakegesprek om jezelf als coach te verkopen, bijvoorbeeld als je coachee meerdere intakes heeft gepland.
De vijf stappen van het intakegesprek van een coachingstraject.
Stap 1. Voorbereiden van het intakegesprek
Op het moment dat de coachee zich bij je meldt, komt de detective in jou in actie. Alles wat je ziet, kan relevant zijn. Hoe de coachee zich aanmeldt voor het intakegesprek, hoe veel of hoe weinig hij vertelt, hoe hij contact maakt. Een van tevoren ingevuld vragenformulier geeft ook waardevolle informatie.
Stap 2. Contact maken
Je breekt het ijs met een vriendelijk welkom en uitnodigende vragen. Je vertelt iets over jezelf en hoe coaching werkt. Je legt uit wat de coachee kan verwachten, hoe lang het intakegesprek duurt, welke vragen je zult stellen en wat daarna de bedoeling is.
Stap 3. Onderzoeken
Nu begint het onderzoek: het belangrijkste deel van het intakegesprek. Wat is de situatie nu – is het probleem waarvoor de coachee komt een incident, of is het een patroon? En wat is het doel, hoe wil hij dat zijn situatie is na het traject?
Situatie nu
Mijn beginvragen zijn altijd: Waarom ben je nú hier, waarom niet eerder? Stel ook vragen als: wat is de situatie nu en hoelang bestaat dit probleem of deze vraag al? Hoeveel last heb je ervan? Wat heb je er zelf al aan gedaan? Heb je al eerder hulp gekregen? Daarnaast probeer je patronen te ontdekken, wat valt je op, zie je je coachee steeds hetzelfde doen? Die patronen zijn interessant om je coachee voor te leggen.
Waar wil je coachee naartoe?
Dan ga je kijken naar het doel. Hierbij passen vragen die je coachee uitnodigen om concreet te beschrijven hoe hij zich wil ontwikkelen. Wat doet hij concreet anders na dit coachingstraject?
Stap 4. Terugkoppeling
Als je denkt dat je voldoende weet, koppel je terug wat je hebt gezien. Je vat de kern samen en benoemt de patronen die je zag. Hier vloeit vaak de doelstelling uit voort.
Stap 5. Contract voorstellen
De laatste stap bij een intakegesprek van een coachingstraject, is dat je vertelt wat de coachee kan verwachten. De geschatte duur van het traject, de frequentie van de gesprekken, je vertelt iets over jouw manier van werken en maakt praktische afspraken. Dan vraag je de coachee of hij met jou in zee wil gaan of dat hij er misschien nog even over wil nadenken.
Ondertussen in de helikopter
Tijdens het intakegesprek ben je voortdurend ‘in de helikopter’: je kijkt niet alleen naar de coachee maar ook naar jezelf. Wat voel ik? Is er echt contact? Hoe communiceert hij? Is er incongruentie tussen wat hij vertelt en wat ik waarneem? Neem jezelf als maatstaf: als je iets mist in het verhaal, klopt er waarschijnlijk iets niet. Als jij veel afstand voelt of juist veel sympathie, dan zullen anderen dat ook zo ervaren.
Niet alle informatie kun je gebruiken – soms laat je iets voor wat het is. Maar als het duidelijk te maken heeft met het doel van de coachee of als het echt opvallend is, dan benoem je het.
Soms doe je een ‘driegesprek’, met de leidinggevende of HR erbij. In het boek No-nonsense Coaching van Anne de Jong en in de coachopleidingen van NONONS komt het intakegesprek voor een coachingstraject uitgebreid aan bod.