“Heb je 1 minuutje?”
“Mag ik even wat vragen?”
“Moet je nou horen, wat er misgaat in mijn project!”
Efficiënt werken
Ken je dat? Dat je je probeert te concentreren, maar dat er steeds iemand binnenloopt? Ze zeggen altijd dat ze heel even nodig hebben, maar voor je het weet ben je tien minuten verder. Toen ik leidinggevende was, stond er wel 20 keer per dag iemand aan m’n bureau. Heel soms met een korte vraag, maar meestal was het een probleem of een langdradig verhaal dat een collega kwijt moest. Ik wist vaak niet eens wat ze precies van me wilden. Toch zei ik: vertel, ga zitten. Want ik wilde er voor mijn medewerkers zijn en ze helpen hun problemen op te lossen. Maar efficiënt met mijn tijd omgaan werd zo wel knap lastig.
Ik noem dit fenomeen: binnenlopers. Ik bedoel dan binnenlopers zonder duidelijke vraag. Binnenlopers die wel tijd vragen en aandacht, maar niet een gerichte vraag aan jou hebben. Binnenlopers maken efficiënt werken voor leidinggevenden moeilijk. Iedereen in de trainingen Coachend Leidinggeven komt dit bekend voor. Uiteraard zijn sommige binnenlopers urgent, daar wil je tijd voor maken. Als je medewerker echt een crisis heeft, of het nou zakelijk of privé is, dan neem je de tijd. Maar, als je eerlijk bent, hebben de meeste binnenlopers niet iets bijzonder belangrijkst of dringends. En ze houden je van efficiënt werken af. Hoe voorkom je nou dat je zoals ik soms uren kwijt bent aan eigenlijk niets? Hoe zorg je dat je niet direct in de ik-regel-het-voor-je-stand komt te staan of in de ik-vertel-je-wel-even-hoe-je-dit-oplost modus?
Valkuilen efficiënt werken voor leidinggevenden
De drie valkuilen van leidinggevenden noem ik de ‘mama’, de ‘macho’ en de mol. De ‘mama’ is de valkuil waarin je uit zorg voor je medewerkers het voor ze gaat oplossen of het overneemt. Maak jij weleens een mail af voor je medewerkers? Denk jij weleens ach, hij heeft het al zo druk ik vraag het hem niet? Dan ben je in de ‘mama’ valkuil gestapt. Als je in de ‘macho’ valkuil stapt dan denk je het beter te weten en vertel je jouw medewerker wat hij moet doen. Je wordt dan sturend en directief of je geeft wijze raad en tips (weet je wat jij moet doen…?). Herkenbaar? Het effect van beide valkuilen is echter dat je medewerker passiever wordt en lui. Én afhankelijk van jou wordt dus hij komt nog vaker terug (voor hulp of tips). Dat wil je natuurlijk niet, want je wilt liever efficiënt werken. De ‘mol’ valkuil is dat je het gesprek niet aangaat met je medewerker. Dat je wel ziet wat er misgaat, maar dat je allerlei smoesjes verzint voor jezelf om het gesprek niet aan te hoeven.
Hoe doe je dat dan? Hoe zorg je dat efficiënt werken er niet bij in schiet?
Allereerst helpt het om naar binnenlopers te kijken met de mature-mindset, dat is de mindset van de coach: je vertrouwt erop dat iedereen zelf verantwoordelijk is voor zijn eigen taak, gezondheid en werkgeluk. Dat hij zelf oplossingen kan verzinnen voor problemen. Als je met deze mindset naar je medewerkers (en dus binnenlopers) kijkt, ga je dus allereerst op zoek naar wat de vraag is van je medewerker voordat je iets gaat doen of aanbieden. Want als je de vraag weet, kun je kiezen wat je daarmee gaat doen. Dan kun je namelijk in plaats van uit automatisme gaan redden, besluiten wat het beste is voor je medewerker. Op deze manier gaat efficiënt werken je een stuk beter af.
Stappenplan voor efficiënt blijven werken (ook als er binnenlopers binnenkomen)
Ik heb een handig stappenplan zodat je efficiënt kunt blijven werken..
- Een voorbeeld: Je medewerker, Judith, komt binnen, met een probleem.
Ze begint een lang verhaal over een woordenwisseling met een collega van IT. - Je onderbreekt haar respectvol en zegt: “Sorry, Judith, dat ik je even onderbreek.”
- Dan benoem je wat je ziet: “Ik zie dat je nogal van streek bent,…”
- Vervolgens stel je de HAM-vraag: “Wat is precies je vraag aan mij?”Op die manier stel je je coachend op. Je gaat er vanuit dat Judith zelf kan aangeven wat het is dat ze nodig heeft van je. Je laat je de verantwoordelijkheid voor Judith’s probleem bij haar. Ze zal even nadenken en bijvoorbeeld noemen dat ze eigenlijk niet iets nodig heeft maar even haar ei kwijt wil bij je.
- En nu kun jij kiezen of je dat wil en kan. Afhankelijk van je agenda en je tijd, maak je de afweging of je op dit moment of later de tijd wil nemen om even naar haar verhaal te luisteren. Je zou kunnen zeggen: ik heb nu vijf minuten, als je na mijn MT meeting komt, heb ik een half uurtje. En als je geen tijd hebt, kun je haar aangeven dat je het vervelend voor haar vind, maar dat je nu niet beschikbaar bent. Efficiënt werken gaat op deze manier veel makkelijker.
Dit is dus heel iets anders dan in de mama-valkuil te schieten (en je medewerker direct hulp aan te bieden). Ook voorkom je dat je gelijk in de macho schiet (direct vertelt wat je medewerker moet doen, of snauwen dat hij het zelf oplost). De mol-valkuil is dat je dit telkens laat gebeuren, zonder dat je er iets van zegt.
Even wennen aan efficiënt werken door je binnenlopers te tackelen
Ik moest zelf eerst behoorlijk wennen aan deze aanpak voor efficiënt werken. Het voelde onaardig om niet gewoon te zeggen: vertel! Ik merkte wel dat het me veel opleverde, in eerste instantie vooral tijd. En ook merkte ik dat medewerkers er ook aan wenden en minder vaak binnenliepen.
Eentje pakte het wel heel goed op, ze kwam aangelopen, vertelde over een klacht die binnen was gekomen en zei er direct achteraan: ja en ik weet al wat je gaat vragen Nadia, jij wil weten wat mijn precieze vraag is en daar heb ik over nagedacht en mijn vraag is: mag ik de klant deze tegoedbon bieden? En dat is precies wat je wil bereiken, dat je medewerkers verantwoordelijkheid nemen. Jij kunt daardoor erg efficiënt werken als leidinggevenden.
In het boek No-nonsense leidinggeven lees je meer over wat jij kunt doen als leidinggevende om medewerkers meer verantwoordelijkheid te laten nemen.
- Hoe maak je efficiënt werken makkelijker?
- Welke valkuilen zijn er voor leidinggevenden en welke leiderschapsstijlen kun je wanneer inzetten?
- Hoe vind je de gouden middenweg tussen hard zijn op de inhoud en zacht op de relatie?
- Hoe kun je de mindset van de coach en basiscoachtechnieken gebruiken om je medewerkers meer te laten groeien.
